Contabilità industriale con SAP & Beas Manufacturing

Le aziende che producono hanno necessità di conoscere i propri costi di produzione al fine di determinare il margine di contribuzione. Spesso però questo calcolo è difficile da determinare in quanto le aziende potrebbero avere diversi sistemi in azienda e devono necessariamente utilizzare fogli Excel per raccogliere le informazioni ed elaborarli con i soliti problemi di accuratezza dei dati. Uno dei vantaggi più importanti nell'adottare un sistema ERP, oltre a quello di rivedere i processi aziendali, è proprio quello di poter accedere a tutti i dati di produzione, contabilità, vendite e magazzino con un unico sistema e di poter ribaltare i costi generali sui prodotti ottenendo quindi la corretta marginalità di prodotto.

Prima di addentrarci nell'assorbimento dei costi e rivedere come Beas Manufacturing lavora con esso, delineamo alcuni concetti fondamentali di contabilità dei costi che giocheranno un ruolo chiave nel guidarci attraverso l'intero insieme di definizioni e processi. In caso contrario, potrebbe essere difficile dare un senso al motivo per cui determinati processi devono aver luogo e alla loro importanza per migliorare la capacità decisionale di un'azienda fornendo informazioni sui costi indispensabili.

Contabilità dei costi per le organizzazioni di produzione

Il costo, nella sua definizione di base, è qualcosa con cui tutti hanno familiarità. Dopotutto, molte decisioni che prendiamo nella nostra vita quotidiana dipendono dalle molte implicazioni che i costi hanno sulle variabili che possiamo e non possiamo controllare, come, ad esempio, quale sarà la nostra prossima macchina, a quale scuola porteremo i nostri figli, dove ci divertiremo le nostre prossime vacanze, o in quale città (o paese) vivremo.

In un ambiente aziendale, tuttavia, i costi rappresentano un fattore decisivo per le aziende che lottano per la sopravvivenza e la crescita. Se un'azienda ha una struttura dei costi non competitiva, alla fine diventerà impossibile operare, poiché i suoi profitti scenderanno al di sotto di livelli accettabili o i suoi prezzi saliranno al di sopra di quanto il mercato è disposto a pagare per i suoi prodotti. Inoltre, anche quando le strutture dei costi sono competitive, un'appropriazione errata dei costi potrebbe sovraccaricare alcuni dei prodotti delle aziende mentre alleggerisce altri, trasformando l'analisi della redditività in un compito difficile e impreciso e possibilmente portando a decisioni aziendali sbagliate. Pertanto, comprendere i costi ed essere in grado di distribuirli correttamente tra i prodotti è fondamentale per il successo in un ambiente competitivo.

Se pensiamo alle organizzazioni di vendita al dettaglio o all'ingrosso, i costi sembrano semplici e sono chiaramente identificabili nei prodotti. Le aziende possono facilmente sapere per quanto hanno acquistato i loro beni e le decisioni sui prezzi generalmente non sono complicate, in quanto le spese amministrative o sono comuni all'intera azienda o sono legate a divisioni di prodotto e quindi facilmente collegabili alla merce. In questo scenario, l'abbassamento dei prezzi di acquisto e la riduzione dei costi di struttura hanno un impatto diretto sulla redditività e comprendere i profitti correnti non richiede molto sforzo.

Per le organizzazioni manifatturiere, invece, i costi hanno un grado di complessità molto più elevato, che deriva soprattutto dal fatto che molti costi di produzione non possono essere direttamente collegati a un determinato prodotto. Tuttavia, invece di saltare direttamente agli strumenti di cui disponiamo per risolvere tali problemi e trasformare dati complicati in informazioni sui costi affidabili e accurate, diamo un'occhiata ai componenti e alle definizioni dei costi per le aziende manifatturiere.

Esistono tre categorie in cui vengono normalmente suddivisi i costi di produzione:

• Materiale diretto: i costi di tutti i materiali diretti consumati per la fabbricazione di un prodotto. Se pensiamo a un pezzo di metallo sabbiato lavorato, i costi diretti del materiale deriverebbero dalla quantità di metallo che abbiamo utilizzato per produrlo, mentre altri materiali (come sabbia sprecata nel processo di sabbiatura, punte e frese) la cui misurazione risulta impossibile per quel pezzo sono trattati come spese generali di produzione;
• Manodopera diretta: tutti i costi associati alla forza lavoro fisicamente e direttamente coinvolta nel processo di fabbricazione di un determinato prodotto. Ciò riguarda gli operatori delle macchine e gli assemblatori, ma non il lavoro indiretto, come i supervisori di produzione, i tecnici di manutenzione e gli operatori del controllo qualità;
• Spese di produzione: tutti gli altri costi di produzione che non rientrano nelle categorie di materiale diretto e manodopera diretta sono spese generali di produzione. Rientrano in questa categoria i costi dei materiali indiretti (prodotti per la pulizia, dispositivi di sicurezza usa e getta, strumenti usa e getta, accessori e fissaggi, ecc.), personale di manutenzione, personale addetto al controllo qualità, ammortamento attrezzature, utenze, affitto di fabbrica, tasse sugli impianti di produzione, responsabili della produzione e supervisori, e molti altri. Le spese generali di produzione non includono, tuttavia, le spese amministrative non correlate alla produzione: solo i costi di produzione indiretti possono essere considerati spese generali.

Sebbene sia abbastanza facile misurare i materiali diretti e la manodopera diretta per la fabbricazione di un prodotto, capire quanti costi generali dovrebbe ricevere ciascun prodotto è sempre un'impresa complicata. Si consideri ad esempio un'azienda che produce prodotti chimici liquidi. Tutte le sostanze chimiche richiedono gli stessi tempi di reazione sui reattori e hanno la stessa viscosità? Niente affatto, e sia i tempi di reazione che la viscosità più elevati potrebbero rappresentare un onere maggiore per le attività di manutenzione e pulizia dopo la produzione, poiché questi prodotti potrebbero usurare i reattori più velocemente e occasionalmente causare intasamenti che possono essere difficili da pulire. Inoltre, se l'azienda passa costantemente tra diversi tipi di prodotti utilizzando le stesse risorse di produzione, potrebbero essere necessari più tempi di pulizia e preparazione della macchina rispetto a quando si produce più volte lo stesso prodotto, il che aumenta anche significativamente i costi generali di produzione.

Utilizzando il metodo di determinazione dei costi tradizionale, tutte le spese generali di produzione verrebbero sommate e divise per l'importo di un determinato fattore di costo (che sono i fattori responsabili della generazione dei costi di produzione), come il numero di unità prodotte, i chilogrammi lavorati o le ore di lavoro. Quindi, ogni singolo prodotto riceve una quota delle spese generali di produzione in base a quanto di quello stesso driver di costo ha contribuito ad aumentare. Tuttavia, considerando le variabili esistenti negli ambienti di produzione reali, tutti i prodotti dovrebbero ricevere la stessa quota di spese generali di produzione? Se produciamo 100 chilogrammi di una sostanza chimica molto difficile da lavorare, dovrebbe ricevere gli stessi costi di 100 chilogrammi di una sostanza chimica facilmente lavorabile? Quando l'obiettivo è ottenere un'analisi di redditività più accurata, la risposta è no. E questo porta alla nostra prossima e fondamentale domanda: come fare in modo che ogni prodotto riceva una giusta quota delle spese generali di produzione corrette?

Per questa domanda, la risposta viene da uno dei metodi alternativi per appropriarsi delle spese generali di produzione per prodotti chiamati costi di assorbimento, che è proprio il nostro prossimo argomento in questo articolo. Utilizzando i costi di assorbimento, le aziende possono basare l'appropriazione dei costi sui costi relativi ai centri di costo di produzione diretti o indiretti e su quanto hanno influito sulla produzione.

Introduzione ai costi di assorbimento

Il calcolo dei costi di assorbimento è un metodo di determinazione dei costi mirato a distribuire le spese generali di produzione agli articoli prodotti e ad appropriarsi di questi costi nelle scorte, dove rimarranno fino a quando l'azienda non li vende. Dopo la vendita, i costi dei prodotti, che ora includono la distribuzione delle spese generali di produzione, saranno rilevati come COGS (Costi delle merci vendute) e influiranno sul conto economico. È importante notare che, oltre ad essere uno strumento estremamente utile per il calcolo accurato degli utili per prodotto, l'assorbimento dei costi è un requisito obbligatorio per le società quotate in borsa che devono seguire gli standard GAAP e/o IFRS e richiesto dalle leggi fiscali nel Stati Uniti, Brasile e molti altri paesi.

Quando si utilizzano i costi di assorbimento, le società registrano tutti i costi di produzione ai centri di costo, che possono essere diretti o indiretti. I centri di costo diretto rappresentano unità di produzione direttamente correlate alla produzione, come apparecchiature di produzione e centri di lavoro. I centri di costo indiretti, d'altra parte, possono rappresentare sia unità di produzione indirettamente legate alla produzione (come manutenzione, supervisione della produzione e controllo qualità) sia pool di costi, che sono centri di costo intermedi che raccolgono più costi prima di un'ulteriore distribuzione in altri centri di costo diretti. o centri di costo indiretti. Successivamente, le regole di distribuzione getteranno le basi per la ripartizione dei costi contenuti nei centri di costo indiretti tra i centri di costo diretti, che saranno successivamente riportati nei prodotti.

Tuttavia, i costi di assorbimento possono essere un compito estremamente complicato e dispendioso in termini di tempo senza un #erp potente e integrato a supporto. In realtà, molte aziende rinunciano al calcolo dei costi di assorbimento o lo trattano come un onere gravoso per il semplice fatto che non dispongono degli strumenti adeguati per calcolarlo correttamente. Dopotutto, affinché i costi di assorbimento abbiano successo, è necessario combinare le informazioni provenienti da finanza, produzione, manutenzione e molti altri dipartimenti, che possono avere tutti i propri sistemi e richiedere un ampio lavoro manuale per abbinare un'immensa quantità di dati nei fogli di calcolo e inserire i risultati nell'ERP.

Quando si utilizza Beas Manufacturing, puoi essere a pochi clic di distanza dal realizzare un processo di assorbimento completo dei costi, poiché integra i dati di produzione alle informazioni finanziarie provenienti da SAP Business One, calcola automaticamente la distribuzione dei costi tra i centri di costo e i prodotti, e rivalutare la merce in base ai nuovi costi calcolati.

Ora che abbiamo esaminato i concetti di base della contabilità dei costi e le implicazioni dei costi di assorbimento per un'organizzazione manifatturiera, diamo un'occhiata a come SAP Business One gestisce la contabilità dei costi e come Beas Manufacturing elabora i costi di assorbimento, parte del suo modulo Business Performance.

Beas Manufacturing e l'integrazione finanziaria con SAP Business One

In un'installazione di SAP Business One, il tipico processo di implementazione include definizioni finanziarie di base come periodi di registrazione, rami aziendali (nel caso di più filiali nello stesso database), piano dei conti, centri di costo e regole di distribuzione (responsabili della condivisione valori su più centri di costo in determinate transazioni). Ogni volta che un utente crea una transazione di magazzino o implicazioni finanziarie, questa transazione attiverà una registrazione prima nota contenente conti selezionati manualmente o conti definiti automaticamente in base alle determinazioni contabili, oltre ai centri di costo selezionati dall'utente o collegati ai conti.

Per utilizzare i costi di assorbimento in Beas Manufacturing, sono necessarie definizioni aggiuntive, come i cicli di rendiconto mappati alle filiali e ai periodi di registrazione, gli elementi di costo associati ai conti desiderati dal piano dei conti, i centri di costo per i costi di produzione diretti e indiretti e le chiavi di distribuzione che riflettono Regole di distribuzione di SAP. Il collegamento tra manufatti e centri di costo diretto avviene attraverso le ricevute di tempo, che sono le transazioni generate per registrare i tempi di lavorazione da parte degli operai e delle macchine, e successivamente comporranno le attività di produzione, o l'elenco dei manufatti per ricevere l'appropriazione dei costi di assorbimento.

La registrazione dei tempi attivano anche registrazioni prima nota per i costi di manodopera e dei tempi macchina in base alle risorse predefinite, al fine di mantenere i costi di produzione il più vicino possibile ai propri costi dopo la procedura dell'assorbimento dei costi. Questi costi vengono automaticamente ripristinati come parte del processo di determinazione dei costi di assorbimento (evitando il doppio dei costi sui prodotti, poiché riceveranno costi di manodopera, macchina e spese generali dalla procedura di assorbimento costi) ed in base ai risultati, genereraanno nuovi valori di costo consigliati per la produzione.

Il diagramma di flusso seguente illustra le integrazioni tra SAP Business One e Beas Manufacturing per la generazione di transazioni e l'elaborazione dei costi di assorbimento.

Beas Business Performance

Beas Manufacturing, attraverso il suo modulo Business Performance, fornisce una funzionalità di assorbimento dei costi in grado di distribuire i costi di produzione (manodopera e spese generali) ai beni prodotti, comprese le distribuzioni dai pool di costi e dai centri di costo indiretti ai centri di costo diretti, controllo dettagliato dei valori dei costi di assorbimento aperti per gli ordini di produzione incompiuti alla fine del mese e reindirizzamento degli stanziamenti dei sottoassiemi ai prodotti che hanno consumato in quel momento.

I costi di assorbimento influiscono sui valori di inventario, sulle spese e sui costi delle merci vendute (se i prodotti da rivalutare erano già stati venduti durante il mese) spostando le spese relative alla produzione nelle scorte. Ciò significa che, dopo aver eseguito i costi di assorbimento, i profitti dell'azienda saranno maggiori a meno che non abbia venduto tutto il suo inventario prodotto, poiché i costi di produzione sono rilevati solo come spese sotto forma di COGS.

Come accennato in precedenza, i costi di assorbimento sono un requisito obbligatorio per le società quotate in borsa che devono seguire gli standard GAAP e/o IFRS e richiesto dalle leggi fiscali negli Stati Uniti, in Brasile e in molti altri paesi. Grazie alla presenza di Beas Manufacturing, la tua azienda può trasformare l'onere di adempiere agli obblighi fiscali o agli standard finanziari in uno strumento analitico potente e automatizzato per la comprensione di costi e profitti, che richiede una frazione dello sforzo normalmente richiesto dai tradizionali metodi di calcolo manuale.