Cambiare ERP: quali sono i costi nascosti ?

Cambiare il sistema gestionale ERP di un'azienda è un processo complesso e spesso doloroso. Molte aziende rimandano questo passo per anni, principalmente a causa dell'impatto sui processi critici come la migrazione dei dati, un vero e proprio ostacolo al cambiamento.

Prima di iniziare qualsiasi attività, è fondamentale pianificare un budget dettagliato per il progetto, analizzando tutte le spese da sostenere, comprese quelle inaspettate. In questo articolo, mettiamo in evidenza i costi che spesso gli imprenditori non considerano.

Pianificare il Budget
Definire un budget per la sostituzione di un ERP è tra le operazioni più difficili per tre motivi principali:

1. Competenze limitate: la materia è spesso complessa e non sempre alla portata di chi deve prendere decisioni.
2. Costi trascurati: spesso non si considerano tutti i costi che influenzano il progetto.
3. Variabilità dei costi: molti costi possono variare notevolmente, facendo lievitare il budget complessivo.

Questi problemi emergono spesso solo quando il progetto è già in corso o vicino al completamento, rendendo difficile controllare i costi.

Come mantenere i costi sotto controllo
Per gestire i costi di un progetto ERP, è essenziale identificare tutti gli elementi di costo, distinguendo tra fissi e variabili, e cercare di evidenziare quelli nascosti che possono riservare brutte sorprese. 

Selezione del Software ERP
La selezione del nuovo ERP è la fase più delicata e ha costi nascosti che molti sottovalutano. Se gestita internamente, si devono considerare i costi del personale dedicato. Se affidata a consulenti esterni, si aggiungono i costi di consulenza.

Elementi di Costo di un Progetto ERP
Quando si valuta economicamente un progetto ERP, i costi si dividono principalmente in quattro categorie:

1. Licenze Software:
    - Licenza d'uso: Se il software è venduto in modalità On-Premise.
    - Canone Cloud: Se il software è venduto in modalità SaaS (Software-As-A-Service).

2. Costi di Infrastruttura:
    - Server e client.
    - Dispositivi di storage.
    - Infrastruttura di rete.
    - Upgrade della banda (connettività).
    - Sistemi operativi e database necessari per l'ERP.
    - Altri hardware o software di base.

3. Servizi:
    - Analisi dei processi aziendali (As Is e To Be).
    - Installazione e configurazione del software.
    - Migrazione dei dati.
    - Parametrizzazione del sistema.
    - Sviluppo di personalizzazioni e reportistica.
    - Definizione delle policy di accesso.
    - Creazione e test di un modello operativo.
    - Formazione degli stakeholder.
    - Go-Live e supporto post Go-Live.

4. Aggiornamento e Assistenza:
    - Canone per nuove release e variazioni di legge.
    - Canone di assistenza (help-desk).
    - Costi per interventi di consulenti e sistemisti.

Costi Nascosti di un Progetto ERP
Spesso i costi legati ai servizi vengono sottovalutati o non stimati adeguatamente nella fase di selezione del software. Questi costi, in molti casi, possono eguagliare o superare i costi delle licenze software. È quindi importante includere una stima dettagliata di questi costi nelle prime fasi del progetto, per evitare sorprese finanziarie e sforamenti del budget.

In conclusione, cambiare un sistema ERP richiede un'attenta valutazione dei costi, inclusi quelli nascosti legati ai servizi. Prevedere e stimare con precisione questi costi è cruciale per mantenere il controllo finanziario del progetto e garantirne il successo.

La consulenza di un esperto di settore risulta essere fondamentale per evitare di incorrere in costi non previsti, specialmente in una situazione così complessa da gestire.

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